Kassatoiminnot ja maksuvälineet

Tiivistettynä

Hotelli-, ravintola- ja cateringalan yritykset saavat tarjoamistaan palveluista rahallisen korvauksen asiakkailta. Korvauksen on oltava riittävä, jotta kaikki palveluiden tuottamisesta aiheutuneet kulut saadaan katetuiksi. Toiminta on kannattavaa vasta, kun tulot ovat suuremmat kuin menot. Maksajia voivat olla yksityiset henkilöasiakkaat, yritykset, kunnat tai muut yhteisöt jotka tilaavat palveluita.

Työskentely kassalla

Pienissä kahviloissa saattaa myynnin rekisteröimiseen riittää yksi kassakone, kun taas isossa hotellissa tai ravintolassa käytetään paremmin soveltuvaa atk-pohjaista kassajärjestelmää. Myytävät tuotteet kirjataan kassajärjestelmässä eri tileille. Ravintolassa, jossa on anniskeluoikeudet, myynti tulee rekisteröidä vähintään neljään tuoteryhmään eli tiliin. Tuoteryhmät ovat: alkoholi, olut, ruoka ja muut tuotteet.

"Bongaus"

Tarjoilija rekisteröi myytävät tuotteet kassaan, joka antaa paperisen tilaustiedotteen eli "tilausbongin". Tilausbongien perusteella keittiössä valmistetaan tilatut annokset ja baarista annetaan tilatut juomat.

Tilitys

Tajoilija tekee tilityksen ja laskee kassan ja pohjakassan päivittäin työvuoron päättymisen jälkeen. tulostettavat tilityksen myyntiraportit varmistavat, että laskutus on tapahtunut oikein. Rahan ja luotollisten myyntien on täsmättävä myyntiraportin tietojen kanssa. Rahat ja luottokunnan lounassetelit toimitetaan pankkiin joko päivän päätteeksi tai seuraavana päivänä. Pohjakassa pannaan säilöön yrityksen kassakaappiin. Yrityksellä ei ole varaa menettää tuloja henkilökunnan huolimattomuuden tai väliinpitämättömyyden vuoksi. Tarjoilija saattaa joutua itse korvaamaan rahaliikenteessä aiheuttamansa virheet.

Raha

Käteistä rahaa käytetään maksuvälineenä lähes kaikissa hotelli- ravintola- ja cateringalan yrityksissä. käteistä rahaa ovat eurot sekä ulkomaan valuutat ja matkasekit. Euroseteleitä on käytössä seitsemän. Niiden arvot ovat 5, 10, 20, 50, 100, 200 ja 500 euroa. suomessa käytettäviä kolikoita ovat 5, 10, 20, 50 sentin sekä 1 & 2 euron kolikot.

Maksukortit

Maksukortti on yleisnimitys kaikille maksamiseen ja käteisen rahan nostamiseen tarkoitetuille korteille. Bedit-, credit-, yhdistelmä- ja prepaid-kortit ovat erilaisia maksukorttityyppejä.
Debit-kortit ovat maksukortteja, joilla maksu veloitetaan suoraan asiakkaan tililtä, yleensä viimeistään muutaman päivän kuluessa, eikä niihin liity luottoa eikä maksuaikaa.
Credit-kortit ovat maksuaikaan tai luotolliseen tiliin perustuvia maksuvälineitä. Maksuaika kortissa tarkoittaa sitä, että tehtyjä ostoja ja nostoja ei veloiteta asiakkaan tililtä, vaan ne tulevat asiakkaan maksettavaksi laskulla esimerkiksi kerran kuukaudessa.
Yhdistelmäkortilla tarkoitetaan yhdistettyä debit- ja credit-korttia. Maksettaessa ostoksia yhdistelmäkortilla asiakas ilmoittaa haluaako hän ostoksen veloitettavan pankkikortin puolelta vai haluaako hän käyttää maksuajallista tai luotollista puolta (credit).
Prepaid-kortit ovat maksukortteja, joihin on ladattu rahaa etukäteen eivätkä ne ole yhteydessä haltijan pankkitiliin. Näillä korteilla maksettaessa ostosta tehdään automaattinen katetarkistus ja -varaus. Prepaid-kortit voivat olla kertakäyttöisiä tai uudelleen ladattavia. Esim. lahjakortit, lounaskortit ja virike-etukortit.

Muut maksutavat

Muita maksutapoja ovat esimerkiksi lounassetelit, erilaiset sopimuskupongit, hotellilasku ja tiliin myynti eli reskontra. Luottokunnan yrityksille myymät lounassetelit kelpaavat maksuvälineinä useissa ravintoloissa, kahviloissa ja henkilöstöravintoloissa.
Hotellilaskuun voidaan kirjata kaikki asiakkaan hotellissa ostamat palvelut. Niitä voivat olla esimerkiksi ravintola-, minibaari- ja pesulalaskut. Hotellissa majoittuvan asiakkaan on esitettävä huoneen numero ja allekirjoitettava lasku, jotta se voidaan siirtää myöhemmin maksettavaan hotellilaskuun. Tavallisimmin hotellilasku maksetaan uloskirjautumisen yhteydessä.
Laskutuksesta sovitaan aina asiakkaan kanssa etukäteen, esimerkiksi isojen tilaisuuksien yhteydessä. Tällöin asiakkaalle lähetetään lasku sähköisesti postissa. Tarjoilun päättymisen jälkeen asiakkaan on kuitattava allekirjoituksellaan laskutuksen perusteet oikeiksi.